会议服务员工作手册(会议)x|

电科中心管理处工作手册

（会议事务汇编）

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有限公司

401-11.会务工作规程

401-1

目的

规范客户服务中心会务人员职责范围，明确各岗位人员的工作内容 及应当承担的责任范围。及时、周到地为参会人员提供会议服务， 保障会议顺利进行。

适用范围

适用于客户服务中心会议服务的操作

职责

项目经理负责指导并监督预订会议室和会议落实的全面运作。

客服专责负责会议落实后的工作安排，及与各部门的运作协调。

根据提供的服务信息，及时、周到地为参会人员提供会议服务。

　配合公司各类大型培训、接待会议的后勤准备工作及现场服务，保 障会议顺利进行。

负责领导安排的其它工作。

客服领班负责工作内容的落实跟进及汇报。

负责跟进，检查会场和会场周边的环境卫生。

　根据服务需求合理申报采购各类会务用品。

　负责领导安排的其它工作。

客服员负责工作内容的执行与汇报。

负责上午茶服务。

负责会务用品管理及会议室、茶歇等工作。

　负责领导安排的其它工作。

需求确认

客服部在进行会务需求了解时，应当针对公司可以提供的会务服务 内容设计标准问题向主办方进行提示，以引导主办方更准确的提出 会务需求。

客服部应当根据不断积累的会务服务需求更新标准问题，并不定期 举行培训以确保会务服务人员同主办方的沟通顺利并能准确收集会 务服务需求信息。

客服部应当对会务需求进行书面登记并与主办方确认

客服部在接到“会议中心接待通知单”后，按照“通知单”内容进 行分工及摆放。

策划

客服部应当根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策

戈U,策划内容宜包含但不限于

以下方面：

职责分工；

时间安排；

场地安排；

会务用品及硬件设施配备；

突发事件应对措施；

会议秩序及安全

会前准备

客服部应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定 相应的标准以保证每项服务内容都能在合理范围内满足需求， 会务服务当中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

布置导引牌

布置签到台；

布置横幅与大背景；

布置**台，座位格局和座次安排

布置台布；

制作并摆放姓名牌；

不同类型麦克风摆放布置；

摆花；

胸花/胸章的制作与佩戴；

提供纸笔；

提供干纸巾、湿纸巾；

放置烟灰缸；

灯光调试；

音箱调试；

投影调试；

空调调试；

茶具(水)准备；

茶歇服务。

会中服务

客服部应当将会中服务时会务服务人员可能涉及的服务内容及相应 卑微如蟆蚁、坚强似大象

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的言行举止进行细分，并制定相应的标准以保证会务服务人员按照 标准要求提供会中服务。会中服务时会务服务人员可能涉及的服务 内容及相应的言行举止宜包含但不限于以下方面：

导引；

续茶；

会场巡视；

突发事件处理；

咨询受理。

会后整理

客服部应当将会后整理内容进行细分，并制定相应的标准。会后整 理内容包含但不限于以下方：

会务用品清洁、消毒、归位

回收可重复使用的会议用品，清点数量并记录，清洁桌椅、地面等, 将座牌、桌椅等归位。

用品的清洗、存放和消毒由保洁人员负责，会务人员需要监督跟进。

设施设备归位

清理租借、调用的物品，检查有无缺失或损坏，清洁后归还，做好 相应记录。

清场

检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给 客人，如未能及时送还，应上缴给会场办公室妥善管理，做好记录, 同时立即通知会议主办单位。

检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会场管理员， 协助追补损失，做好记录。

关闭会议厅(室)：包括音响、空调、灯光、门。

征询服务意见

征询意见时可考虑如下途径：

访谈会议主办方；

抽样调查参与会议人员意见；

将服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息详细进行 记录。

服务质量的改进

客服部应对收集的服务反耳贵信息进行分析处理，找出产生不合格服 务项的根本原因并有针对性的采取纠正预防措施。

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会务服务人员仪表、仪态、服务要求

仪表要求

服装要求

根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰， 选择款式相同的工

鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色与样式统一。

工装外不应显露个人物品；衣、裤口袋整理平整，勿显鼓起；保持 工装干净、平整，无明显污迹、破损。

着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上 3厘米；着裤

装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。

工作牌佩戴要求

工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝15厘米，距中线5厘米，不 应斜戴,参见图A.1所示

图A.1

工鞋

穿黑色皮鞋；鞋上饰品不宜过多；皮鞋表面保持光亮。

丝袜

着西裙时宜穿长筒黑色丝袜，不宜穿短袜或光腿。

饰品

不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金、白金项链等饰品。

仪态要求

站姿

上身正直头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提， 放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚 的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢， 会务服务人员站姿可参见图 A.2

6.2.26.2.36.2.46.2.4.1

6.2.2

6.2.3

6.2.4

6.2.4.1

6.2.4.2

6.2.4.3

6.2.4.4

指弓I

为宾客引路时，应走在宾客左前方，距离保持 2?3步。

遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。

引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。会务服务人员指引 见可参见图A.5。

图A.2

行姿

身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直 不动，两肩相平不摇，两臂摆动白然，步幅适中均匀。会务服务人 员站姿可参见图A.3

坐姿

背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或 两边。会务服务人员坐姿可参见图 A.4。

图A.5

笑容

面部保持白然亲切的微笑；使用规范用语“您好、请、谢谢、对不 起、再见”。

会场布置相关要求

座席牌

宜选择三角台牌，一般长15?20厘米，宽7.5?10厘米，双面放入

座席牌纸张宜选择白色纸张打印；字体选择金桥简标宋，调整高度

为9.2厘米、宽度为14.8厘米。

座位牌根据座次要求安排摆放。参见图 B.1.

图B.1

6.2 .2 麦克风

摆放要求

对于有线麦克风，麦头高度距桌面 25厘米；鼠标有线麦距离桌边 20厘米摆放。

对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面25厘米，麦架距 离演讲人25厘米。

多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一 个麦克风。

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6.2.3

6.2.3.1

6.2.3.2

6.2.4

6.2.4.1

6.2.4.2

6.3

6.3.1

6.3.2

6.3.3

分享快乐

电池管理

对于无线麦克风，应在会议开始前半天检查无线麦克风的电池状

况，确保会议期间能正常，足够使用。

电池应存放在干燥凉爽的地方，统一管理。

其他

音响关闭后，方可卸除有线麦克风。

无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。

记录纸、笔

记录纸宜选用80gA4纸3张；如桌子铺有桌布，贝懦要加厚到 5张 或加写字板。

记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。

会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两只记录笔，记录笔摆放在 记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。具体 摆放要求可参见图B.2。

6.4

6.4

6.4.1

6.4.2

6.4.3

7

7.1

7.2

7.3

卑微如蟆蚁、

饮用水

宜选择350毫升装的矿泉水。

矿泉水摆放时应统一标识朝向、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无 茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。

贵宾厅摆放矿泉水时宜配在客人进内就坐后上茶水。

大型会议**台座次的安排

**台应排好座次、放好座席牌，以便对号入座。

领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3 号领导在1号领导右手位置.见图C.1。

领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左 坚强似大象

手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，见图C.2

TOC \o "1-5" \h \z 5 3 1 2 4 6

**台

—

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观

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众

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席

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图C.1:**人数为单数时座次的安排

TOC \o "1-5" \h \z 7 5 3 1 2 4 6 8

**台

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观

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众

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席

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图C.2:**人数为偶数时座次的安排

TOC \o "1-5" \h \z 座谈会座位安排

长条桌

长条桌与正门正对时，会议座位安排分别见图 8.1

长条桌与正门侧对时，会议座位安排分别见图 D.2

注：A为客方（或上级领导），B为主方

B6

B4

B2

B1

B3

B5

B7

正门

图D.2

99.1

9

9.1

灯光调试

逐个开关检查灯光照明。对**台灯光要单独检查开放投影时的灯

光效果，及灯光对**台人员的照射。确保灯盏无损，亮度与颜色 卑微如蟆蚁、坚强似大象

9.29.2.1

9.2

9.2.1

9.2.2

9.2.3

9.3

9.3.1

9.3.2

9.4

9.4.1

9.4.2

9.4.3

10

10.1

10.1.1

10.1.2

10.1.3

分享快乐

一致。

音响调试

音响提前30分钟打开，将所有有关的音响设备全部连接。

　抖动连接 线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试 声音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可 以清楚的听到，并感觉音量适中为准，检查麦克风电池电量及备用 电池情况。

把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音

响应避免杂音、电流声、音频干扰等。

对于无线麦克风，应在会议室每个首箱试首，确保其工作正常。

投影调试

电脑切换的方法一般用Fn+F1?F8（有电脑标志）键电脑切换，检查 电脑是否兼容；不兼容电脑及时通知更换。

确保投影无花屏、抖动等影响投影效果的异常现象。

空调调试

会议室内温度高于26 C时，宜开启空调；温度低于 26 C时，可根 据现场情况及视要求开启空调。

会议开始前30分钟打开空调，将温度调控在 26 C。

未开启空调时，应打开新风机。

茶具准备、续茶规范

茶具的准备

茶具选择：一次性杯、陶瓷带盖杯子、瓶装矿泉水

茶具使用

使用前应对瓷杯应进行检查，确保茶具清洁、无破损、且经过消毒。

茶具摆放

茶具统一摆放客人右侧，整体保持整齐一致（参见图F.1所示）；水 杯距离客人12~15厘米的距离；瓷杯杯耳朝向客人，成 45度角。

图F.1

续茶要求

会务开始15分钟为客人续第一次茶水；之后每隔 20分钟续一次茶 水。可根据饮茶速度，适当调整续茶间隔时间。

续水茶时，用右手的小指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指中指 握住杯把，将茶杯端起。左手握住暖瓶，瓶口不要正对宾客；侧耳

略弯腰将水倒入杯中。沏茶续水以7~8分满为宜。续水后盖好杯盖, 仍将杯把转向宾客右侧放好。续水茶要领参加图 F.2所示。

图F.2

11 用品管理规范要求

仔细检查保洁人员清洗后的茶杯，完毕后，用消毒干毛巾擦拭干净, 放入消毒柜。

清洁瓷杯的茶垢宜用去污粉沾水擦洗，清洁后再消毒。

根据领用的数量放回仓库，根据不同类别一次性、盘类、壶类分类 集中摆放。

耗损类会务用品如纸巾、湿巾、纸笔等根据库存量与使用期限选择 性的采购。

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